[Av Patrik Lones för acando magazine, nr 0209]

Det började med lite dagbokskrivande på nätet. På bara några få år har detta digitala frö vuxit till de globala megatrenderna web 2.0 och sociala medier. Allt fler företag hakar nu på trenden att tillämpa verktygen i verksamheten. Det kan vara guld värt. Verktygen syresätter och synliggör företagens kunskap på ett helt nytt sätt.

– Sociala verktyg gör all information och kunskap tillgänglig för alla som behöver den på ett strukturerat, effektivt och lättillgängligt sätt. Idag ligger den mesta informationen ostrukturerad och inlåst i folks e-postbrevlådor och andra silos. Det är ett oerhört slöseri med kunskap, påpekar Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA på AIIM International.

Hanns Köhler-Krüner var en av talarna på Acandos Enterprise 2.0 Event som genomfördes i samarbete med AIIM den 10 september. På seminariet fick deltagarna veta varför företag bör satsa på sociala medier. Bland övriga talare fanns Lennart Hagberg, Communications Officer på Tetra Pak, Onno Hektor, Vice President Newsgator Europe, samt Oscar Berg och Henrik Gustafsson, Enterprise 2.0-experter på Acando.

360 graders informationssynlighet

Många uppfattar sociala medier och web 2.0-verktyg som synonymt med Facebook, Twitter, MySpace med flera mötesplatser på nätet. De tvekar att integrera dem i företagets verksamhet, då de har svårt att se affärsnyttan. Men Enterprise 2.0 handlar om så mycket mer. Framförallt kan de sociala verktygen användas för att förbättra samarbete, processer, innovationsarbete, samt kompetens- och kunskapsinventering.

Att skapa egna wikis och att låta personalen blogga är ett av de första stegen mot Enterprise 2.0.

– Bloggen skapar en 360 graders informationssynlighet i företaget, där alla tar del av samma information och kommunikation kring en viss fråga, poängterar Oscar Berg.

Sociala medier ger konkurrensfördelar

AIIM International har i flera år följt Enterprise 2.0-trenden. Enligt deras senaste studie och marknadsrapport Collaboration and Enterprise 2.0 (juni 2009) har antalet företag som anammat sociala medier fördubblats sista året. Men de utgör bara 25 procent av näringslivet och 17 procent vet fortfarande inte vad sociala medier och Enterprise 2.0 handlar om.

– Det är tveklöst en konkurrensfördel för pionjärerna. Dels kan de förbättra verksamheten och skapa nya affärsmöjligheter med sociala medier och verktyg. Dels stärker de sin position som arbetsgivare. I vår studie svarade 63 procent i åldersgruppen 18-30 år att sociala medier är viktiga. 47 procent i samma åldersgrupp förväntar sig att kunna använda dessa verktyg på arbetsplatsen, upplyser Hanns Köhler-Krüner.

Hanns Köhler-Krüner underströk de positiva effekterna för informationshanteringen som sociala verktyg leder till. Cirka tre fjärdedelar av företagens information är ostrukturerad, dåligt förvaltad och ofta svårtillgänglig. De flesta tycker också att det är lättare att hitta information på internet än i de interna systemen. Bara genom att sluta mejla ut all information till att istället blogga den eller lägga upp den i wikis uppstår stora positiva effekter. Informationen blir fri och kan sökas, struktureras, delas och vidareutvecklas av alla.

– När informationen släpps fri på det här sättet är det förstås ännu viktigare än tidigare att ha en klar och tydlig informationspolicy som sätter ramarna för kommunikationen. Inte minst när man integrerar de publika sociala medierna i verksamheten, framhåller Oscar Berg.

Nätverket blir till guld

Som benämningen antyder bidrar sociala medier också till att utveckla företagets sociala kapital. Detta, menar Oscar Berg och Henrik Gustafsson, är värdet av medarbetarnas personliga sociala nätverk. Ju fler du känner och ju bättre du känner dem, desto mer kan du få gjort.

– Vi är alla kunskapsarbetare idag. Det viktigaste för oss är därför att hitta rätt kunskap och rätt personer att dela den med. Med den sociala webben kan alla utveckla sina nätverk och göra sig mer synliga. Det förbättrar inte bara medarbetarnas personliga position och framtid utan företaget som helhet. All kompetens, kunskap och personligt nätverkande blir synligt. Det gör det bland annat enklare att hitta experter, nya ledare och nya idéer samt forma team, konstaterar Henrik Gustafsson.

För mer information

• Om sociala medier och Enterprise 2.0 och hur ditt företag kan utnyttja arbetssättet och verktygen för att förbättra verksamheten, kontakta Oscar Berg på telefon eller mejl: 040 6702861/oscar.berg@acando.com, alternativt Henrik Gustafsson på: 08-6997301/henrik.gustafsson@acando.com.
• Om AIIM International och organisationens studie kring Enterprise 2.0, besök: www.aiim.org.
• Om Newsgator och deras plattform NewsGator Social Sites™, besök www.newsgator.com.
• Presentationer om Enterprise 2.0 på Slideshare: www.slideshare.net/marknadsstod
• Följ Acando på Twitter: www.twitter.com/acando
• Exempel på sociala medier och verktyg
• Facebook, MySpace, LinkedIn, Skype, Live, SlideShare, Twitter, Wikipedia, Blogger är exempel på publika sociala medier.
• NewsGator Social Sites™ är ett exempel på sociala plattformar som används för i huvudsak intern kommunikation.